گزارش کمیته تدارکات به ستاد جشن ارتقا

بسمه تعالی

گزارش کمیته تدارکات به ستاد جشن ارتقا

به: محضر دبیر محترم ستاد جشن ارتقای شهرستان اوز، جناب آقای عبدالعزیز خضری

سلام علیکم:

احتراماً با توجه به پایان جشن ارتقا شهرستان اوز و لزوم روشنگری در بیلان کاری، کمیته تدارکات ستاد را بر آن داشت تا حسب وظیفه و شفاف سازی عملکردها، گزارش مکتوب خود را در چندین بند، خدمت شما و مردم شریف شهرستان تقدیم نماید:

۱-کمیته تدارکات بر اساس چهارچوب وظیفه تبیین شده در جلسات ستاد و تشکیل کمیته ها در آغازین روزهای تقسیم کاری برای برپایی جشن های هفته وحدت و ارتقاء اقدام به جذب نیروهای مردمی در این راستا نمود که با جذب ۵۲ نفر از همشهریان خدوم جامعه، اقدامات، وظایف محوله برای کمیته تدارکات، به مرحله اجرایی شدن رساند.

۲- از عمده وظایف قید شده در کمیته تدارکات، پذیرایی در مراسم هفته وحدت از مهمانان مستقر در مسجد مصلی اوز بوده که به گواه اکثر مسئولین شهری و عامه مردم با توجه به ابتکار کمیته تدارکات، یکی از جذاب ترین و زیباترین نوع پذیرایی در طی سالیان اخیر، تقدیم مردم گردید.

۳- کمیته تدارکات با حضور مستمر و بدون غیبت در تمام جلسات ستاد، بر خود لازم دانست تا وظایف را در رسیدن به حد ایده آل به سرانجام برساند.

۴- هماهنگی با ادارات دولتی، همچون شهرداری، اداره برق و اداره ورزش و جوانان در ایجاد و بسترسازی مناسب برای جشن ارتقاء، نصب بیلبوردها و بنرها در سطح شهر و طراحی استیج و پذیرایی از مهمانان، از جمله عملکرد این کمیته بود تا برنامه به نحو احسن به فاز عملیاتی نزدیک شود.

۵-تمام برنامه ریزی های ستاد تا آخرین روزهای منتهی به جشن، حکایت قطعی از استقرار محل جشن در پارک نوروز را داشت که با تغییر برنامه در چند روز باقیمانده به جشن، با تصمیم ستاد، به ورزشگاه شهدای اوز تغییر مکان یافت.

۶- از آنجایی که محل برپایی و نصب محل جایگاه به کمیته تدارکات محول شده بود و با تغییر مکان برپایی جشن در روزهای آخر، برنامه ریزی کمیته تدارکات را دچار مشکل نمود، با این وجود این کمیته به سرعت و در حداقل زمان اقدامات لازم را جهت برپایی سکوی جایگاه جشن در زمین چمن ورزشگاه را آغاز کرد.

۷- در برنامه ریزی داخلی کمیته تدارکات، تنظیم و نصب محل جایگاه، به صورتی بود که بتوان از ظرفیت سکوهای ورزشگاه نیز استفاده شود، اگر چه طبق آماری که ستاد به کمیته تدارکات داده بود حضور ۲۰۰۰ نفری را جهت تهیه صندلی لازم دانستند، اما کمیته صندلی ها را به تعداد ۴۳۰۰ عدد افزایش داد که با تجمیع آمار سکوهای ورزشگاه که به آن اضافه می شد، نزدیک به ۶۰۰۰ نفر می توانستند از آن استفاده کنند.

۸- متاسفانه در ساعات آخر منتهی به شروع جشن، با ابلاغ تغییر جایگاه به سبب مسائل امنیتی و تمکین کمیته تدارکات بر این تصمیم ناچار به تغییر جایگاه در محل مورد نظر مقامات انتظامی شهری شدیم که این امر سبب بلااستفاده ماندن سکوهای ورزشگاه گردید و این در حالی بود که کل صندلی های منطقه به این جشن اختصاص داده شده بود.

۹-  کمیته تدارکات پس از تغییر جایگاه، با حداقل زمان باقیمانده تا شروع جشن، برنامه‌های مربوط به چیدمان صندلی و نوع پذیرایی برای مردم را به‌صورت استقرار بوفه برای پخش چای و کیک و نیز پذیرایی از مسئولین را به صورت حضور فیزیکی اعضا و استقرار میز پذیرایی برنامه ریزی کردند.

۱۰- آنچه طبق برنامه ستاد به مردم جهت حضور در مراسم ابلاغ شده بود از ساعت ۱۸ الی ۲۱ روز پنجشنبه مورخه ۲۳/۸/۹۸ بود اما با تداخل جشنی که دو ساعت مانده به شروع مراسم در ورزشگاه و در قالب کارناوال شادی صورت گرفت و سرازیر شدن جمعیت انبوه بدون اثرگذاری کمیته انتظامات جشن مردم را وارد ورزشگاه نمود و سبب به هم خوردن نظم و چیدمان محل استقرار مسئولین و مردم گردید و آنچه نیاز بود تا کمیته های دیگر برای انسجام و نظم مردم موثر باشند کمرنگ بودن این وظایف که منجر به بی نظمی های گسترده گردید، مشکلات فراوانی را تا به انتهای جشن ایجاد کرد.

۱۱- کمیته تدارکات برخلاف تمام پیش‌بینی‌ها و آماری که از طرف ستاد به این کمیته داده شده بود، تعداد صندلی و پذیرایی را به دو برابر افزایش داده بود تا کرامت شهروندان خویش را در دایره وظایف محوله، حفظ نماید.

۱۲- از وظایف پایانی کمیته تدارکات جمع‌آوری و نظارت بر پاکسازی کل مجموعه محل جشن و تحویل بیلان مالی مرتبط به این کمیته به ستاد بود که بر این اساس تقدیم ستاد گردید (و السلام علیکم و رحمه الله و برکاته)

 احمد قائدی

مسئول کمیته تدارکات ستاد جشن ارتقاء شهرستان اوز

 

شرح وظایف کمیته تدارکات

۱- تهیه و آماده سازی ابزار و وسایل صحنه و تشکیل آن

۲- تهیه و تدارکات برای نصب نور و صدا

۳- چیدمان صندلی

 ۴- نصب بنرها و پرچم

۵- بسته بندی پذیرائی

۶- تهیه فاکتور خرید اقلام و خدمات و ارائه به کارگروه مالی

۷- تزیین شهر و چراغانی کردن معابر با همکاری شهرداری

۸- تهیه نشان و بازوبند برای اعضاء

۹-برگزاری جلسات مختلف به منظور برنامه ریزی

۱۰- جمع آوری وسایل، ابزار، صندلی ها و غیره پس از پایان مراسم و تحویل به مرجع مربوطه. 


پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد